Модерни информационни технологии и системи

1. Актуалност изначимост на информационните технологии и информационните системи

1.1. Информационна система (ИС) – актуалност и значимост

Същност – ИС е основа на системата за управлението на фирми, учреждения, институции и отрасли.

Цел – целта на ИС е да се управляват процесите, действията на субектите (хората, обектите, предмет на управление от тази система).

При управление на промишленото производство, обект са нещата, които се произвеждат, а субектите са хората.

Пред ИС стоят за решаване различни задачи. Те се решават с помощта на използване на съвременни информационни технологии (ИТ), които изпълняват управленски функции, посредством експлоатационните възможности на изчислителната техника от различен клас или поколение.

ИТ включват съвкупност от нови високоефективни методи и средства за изграждане, развитие и усъвършенстване на ИС за автоматизация на информационната дейност в управлението.

Най-общо използването на ИТ се изразява в 2 сфери на управление: оперативно планиране и стратегическо планиране.

И на оперативния план и на стратегическия са присъщи едни и същи принципи, когато става въпрос за автоматизация на управлението, независимо от сферите на приложението им.

Основните принципи на автоматизацията на оперативното планиране (ОП) произтичат от дейностите, които са включени в него.

При фирмите и отраслите говорим основно за автоматизация на производствения процес.

При стратегическото планиране основните принципи се основават на стратегията на разгръщане и развитие на фирмата, отрасъла или държавното учреждение. СП обхваща процесите свързани с:

• финансово-счетоводна дейност;
• търговска (стопанска) дейност;
• дейности по управлението на персонала, заплащането и квалификацията;
• управлението като цяло на всички длъжности, разгледани в една система, а не изолирани една от друга.

Стратегическото решаване на проблемите е свързано с разработването на ясна концепция за бъдещето развитие на тази система (фирма, отрасъл, институция).

При оперативното планиране се акцентира основно върху автоматизираното планиране и управление на самите текущи производствени процеси.

1.2. Същност на информацията (документооборот)

Същност – в стопанските и управленски системи, информацията отразява състояние от материално-веществен характер. Те са резултат от осъществените процеси по време на производствено-стопанската дейност или управленска дейност.

Необходимо е да се разграничава понятието „информация“ от „данни“ .

Понятието „информация“ се състои в отражението на състоянието на обекта на управление, предназначението му е за наблюдение на обекта и за коригиране на неговото поведение при необходимост.

Понятието „данни“ се свързва със системите за обработка на данни. Те представляват съвкупност от показатели (числови и текстови) и са регистрирани на определени технически (електронни) носители.

Оттук произтича особеността на данните. Те отразяват пасивно регистрирани събития/състояния.

В кои случаи се говори на използване на информация или на база данни?

Данните имат физическа форма на представяне (технически носител), тя може да бъде графична (при ръчно обработване на документи), може да бъде магнитно изражение на числата (технически носител).

За разлика от данните, информацията отразява смисловото състояние на обектите. Показва характера на констатираните отклонения и представлява основа за реализиране на управленските функции.

Важно място в информацията заемат предложенията за решаване на проблемите на развитието във всички горепосочени сфери.

1.3. Качества на информацията

Аналитичен характер – в нея се отразява всяко събитие с констатирано отклонение от дадена норма на поведение. Въз основа на получената информация, която служи за вземане на решения за разрешаване на локалните (на обекта) иглобални проблеми (на система).

Достоверност – свойство, изразяващо точността на отразяваните състояния на обекта, достоверността се осигурява чрез документиране на състоянията на обекта презразглежданите периоди от време (съпоставимост на състоянията).

Актуалност – свойство, изразяващо се в съответствието на данните и навремеността натяхното получаване.

Непрекъснатост – изразява потреблението на информацията във времето и целите науправлението (на системите), тя изисква събиране на информация от различниизточници и обработка и използване в зависимост от информационнитепотребности).

Информацията се събира еднократно, но може да се използва многократно.

Сегментирането и средствата за организация на информацията са важни средства и елементи за информационното осигуряване и формализиране на информацията.

Изискването за формализиране на задачите обхваща разчленяването им на отделни статистически и аритметически операции.

Съставя се алгоритъм на решението, в който се залагат последователен ред от операции.

Модифицирането и типизирането се използват, за да станат решенията типови.

1.4. Информационни потоци

Обхващат групи от еднородни по структура данни, групирани по някакви признаци и се обособяват по вида на информацията с присъщите и източници и носители.

По принцип става въпрос за класификация на информацията, т.е. за групиране на данните. Така групирани данните стават основа за формиране на информационния облик, т.е. избира се посока на движение на информацията.

Тя може да бъде входяща и изходяща, оттук и информационните потоци, които следват тези две посоки.

2. Същност и модел на информационната система

2.1. Информационната система на предприятието

ИС е система за събиране, съхраняване, обработка, предаване и ползване на информацията, може да бъде от различни родове. Тя се състои от две основни части: Система за икономическа информация и Система за автоматизирана обработка на информацията.

Предприятието осъществява производствено-търговско дейност, притежава определена производствена търговска и финансова самоотчетност, които се характеризират със съответните технико-технологична организация, с икономическо и организационно единство, което е основата за схващането им като икономическа система.

Характерната черта на съвременното производство е неговата механизация и по-специално автоматизацията.

Съществува правен, организационен, функционален и информационен модел на предприятието или фирмата. Информационният модел е пряка зависимост от функционалния модел.

Целта на информационния модел е да представи информационното осигуряване и управлението на производствената, стопанска или др. дейност на фирмата.

Чрез него се цели да се разкрият различни потребности от информация за нуждите на управлението, да се определят източниците на информация, да се определи технологичния модел за обработка на данните и да се изгради информационна система.

Ефективността от една рационално изградена и реално съществуваща ИС се измерва със степента на автоматизация на отделните дейности на управлението на тази система, свързани с няколко елемента – разработка на обоснована и реалистична вътрешнофирмена (междуотраслова) прогноза и бизнес план.

2.2. Елементи на информационната система

Елементи на информационната система са:

• функции;
• данни;
• организация;
• управление.

Тези елементи се намират в единство. Обединява ги една концепция.

Главните задачи на тези елементи се очертава в избора на конкретни съвременни ИТ и тяхната фактическа реализация, водеща до най-ефективно управление на системата.

Съществува понятието Система за автоматизирана обработката на информация.

Това е система, която регистрира, обработва и съхранява данни, които в последствие се използват от управленските информационни системи като информация за управленските процеси.

2.3. Архитектура на информационната система

Представлява логическата структура на системата, взаимовръзките е йерархията на нейните елементи.

3. Информационни потребности на управлението

Потребностите идват от необходимостта за обусловеност от информация на отделното място при изпълнение на управленския процес в зависимост от редица фактори, разделящи се на три групи:

• икономически;
• психологични;
• организационни.

Потребностите включват най-общо следните елементи:

• обективна информация, цел, контрол и анализ на параметрите на организацията и технологията на управлението;
• потребности от текуща информация, която следи за състоянието на фирмата и нейните подсистеми;
• от отчетна информация (счетоводна, статистическа);
• от прогностична и планова информация.

Потребностите от информация могат да бъдат задоволени от различни източници – научнотехническа информация, външна информация, оценка на постигнати резултати, международни и национални източници и други.

Потребностите от управленска информация изхождат от спецификата на организационната структура и йерархия на управленските органи.

Те са насочени към разкриване на постиженията и недостатъците на функционирането на различните звена и нива на управление.

Направленията, в които основно се проявява недостатъчното информационно обслужване се очертават в следните насоки:

• неравномерната автоматизация на дейностите по обработка на информацията и нейното ефективно използване.
• непълното и неравномерно задоволяване на информационните потребности на различните управленски нива.
• недостатъчната информация за организацията на управленските процеси.

При наличие на необходимата информация за операционно управление