Изграждане на информационна система в съвременния хотел

Въведение

С развитието на съвременните информационни системи, много от тях придобиха големи възможности в различни стопански области.

Системите за събиране, съхраняване и обработка на информация стават все по-мощни и по-сложни за управление.

Работата с тях изисква специални умения и знания, за да може да се постигне максимален ефект от експлоатацията им.

От тази гледна точка и туризмът, като част от икономическия и стопански живот на страната, не е подминат също от научно-техническия прогрес и използването на модерни информационни системи.

Днес ще ни бъде трудно да си помислим, че туристическата дейност може да бъде ефективна и ефикасна без помощта на съвременна информационна система.

По принцип модерният туристически и хотелски бизнес са свързани с подсигуряването и обработването на значителна по-обем информация и затова използването на специализирани информационни системи в комбинация с Internet-връзка дава големи предимства в бързината и качеството на обслужване на клиентите.

От тази гледна точка, в настоящето изследване щепредставим пример за изграждане на автоматизирана информационна система (АИС) в управлението на хотел, който в стремежа си да догони международните стандарти в съвременния туризъм, желае да я интегрира в управлението на хотелската си дейност.

При осъществяване на подобен проект е добре да се следват следните етапи за провеждане на проекта: първо, подбор и техническа организация на подходящ хардуер; второ – подбор и инсталация на подходящия системен и приложен софтуер; и трето – подбор и организация на методиката за работа с АИС.

1. Обща концепция за изграждане на системата.

Поначало, преди да се пристъпи към действителния подбор на актуален хардуер и софтуер за изграждане на АИС, трябва първо да се предвиди в общ план начина на мрежова организация на действието на системата.

В нашия случай приемаме, че АИС ще бъде изградена на мрежов принцип, с един действащ сървър и няколко работни станции (може и само терминали), свързани с него.

За връзка с Internet е най-добре да се ползва оптичната мрежа на надежден доставчик на интернет услуги в съответния регион, в който се намира хотела.

Работните станции получават връзката си към Глобалната мрежа през сървъра с помощта на софтуерен рутер, чиято задача е да извършва дейността на маршрутизатор в мрежата, при използване на Internet.

За да бъде обезпечена софтуерно мрежата е добре да се използва операционна система (ОС) Linux, която е добро мрежово решение и има интегрирани специализирани функции в нея да подсигурява мрежата и работата на сървъра. 

Като допълнителен хардуерен интерфейс трябва да бъде добавено и едно мрежово мултифункционално лазерно устройство, което ще бъде нужно за обслужване на специфичната хотелска документация.

От него ще могат да се ползват всички отделни работни станции и сървъра при необходимост.

2. Изграждане на локална мрежа (LAN).

От гледна точка на факта, че мрежата ще бъде използвана за поддръжка на специализирана автоматизирана информационна система, важно е тя да бъда така разположена, че да обслужва основните звена във хотела, а именно:

• администрация;
• счетоводство;
• ресторант;
• рецепция;
• магазин.

Въз основа на тази специфика препоръчвам използването на звездообразна локална мрежа, която разрешава поддържането на мрежата от сървър, запазвайки статута на самостоятелна работна система на останалите компютри, свързани към нея.

Този вид локална система е подходяща за включването на различен вид устройства в мрежата, без това да натоварва LAN като цяло.

Необходимият хардуер за изграждане на мрежата включва още два важни компонента, освен сървъра и работните станции, а именно:

• хъб – специализирано мрежово устройство, което позволява включването на повече компютри към сървъра и на практика позволява едновременното ползване на ресурсите в мрежата;
• кабел “усукана двойка” – специален мрежов кабел за свръзка между LAN-картите на отделните компютри със сървъра, осигурява висока скорост на трансфер на данните по мрежата.

С набавянето и на тези компоненти от мрежата изграждането ѝ се превръща в рутинна работа, при която се осъществява техническата част по свързването на хардуера и настройването на ОС, така, че тя да подсигурява безпроблемното функциониране по мрежата на приложните програми и АИС.

След приключване на изграждане на локалната мрежа, фирмата трябва да пристъпи и към изграждане на връзка с Internet.

3. Необходими Internet услуги.

Основните Internet-услуги, които хотелската АИС може да ползва са:

• наета линия към Internet – при този достъп, фирмата доставчик на услугата предлага достъпа до глобалната мрежа посредством собствена разпространителска мрежа;
• e-mail – виртуална електронна поща, посредством e-mail може да се изпращат различни текстови и графични съобщения през Internet-пространството. Всеки е-mail е с уникален адрес, така че получателят да не може да бъде сбъркан;
• WEB–хостинг – специализирана Internet услуга, при която хостът на услугата осигурява безплатно или платено дисково пространство на своите сървъри, в което пространство фирмата може да изгради своя WEB-страница, която може да се посещава от всички ползватели на Мрежата.

В общи линии това са основните Internet услуги, които фирмата може да ползва за целите на хотелското управление.

4. Офис приложни програми.

За подсигуряване на своята офис дейност хотелът може да се насочи към използването на офис пакета на фирма Microsoft, който в момента е най-разпространен и използван по света като цяло. Той представлява набор от сравнително мощни офис програми, от които по-важни са: Word, Excel и Power Point.

Word е мощна текстова програма, която има големи възможности в областта на набора, обработката и печатането на текст.

Идеална е за ползване в офис и притежава широк набор от допълнителни възможности, като изграждане на WEB-страница, изпращане на e-mail и др.

С нея може бързо и лесно да се принтират необходимият брой копия от документи.

Поддържа изготвянето и на таблици, както и използването на различни формули, за съжаление няма възможности за аритметични действия.

Excel представлява електронна таблица за изчисления, изградена на принципа на свойствата на математическата матрица.

Изключително полезна за извършването на различни сметки, подържа също така изчисления на различни математически и финансови формули, както и в някой други области.

С нея може да се извършва и по-елементарна обработка на база данни. Като цяло е подходяща за следене на счетоводни и финансови показатели.

Power Point е програма, която е специално предназначена за изготвяне на презентации.

Те могат да включват в себе си текст, звук, картина, анимация и т. н.

Самата програма може да комбинира всичко това в едно Slide Show – което да представя вашите идеи пред широк кръг от хора в артистичен и лесен за възприемане вид. Може да се ползва и за изработването на рекламни и фирмени бланки, както и други тип официална документация.

5. Основни функции и модули на подсистема FRONT OFFICE.

Основната функция на подситема Front Office е свързана с цялостното обслужване на туристите, клиенти на хотела, и по-точно организацията на резервациите регистрацията, обмена на валута и информационните услуги.

От тази гледна точка, тя може да бъде приложена във всички отдели, защото е обвързана с данни касаещи дейността им.

Например по справки от тази система за очакваната посещаемост, хотелът и ресторантът може да планират заетостта си, счетоводният отдел на хотела може да отчита валутите операции и т. н., но по принцип е обвързана най-вече с дейността на рецепцията.

Подсистемата е изградена от следните модули:

Модул “Резервация” трябва да може да извършва индивидуални и групови резервации, също така към него трябва да бъдат предвидени и различен набор от възможни справки по критерии, като например:

• перспективи за заетост;
• пристигащи и заминаващи гости;
• свободни стаи в хотела и т. н.

От тази гледна точка е целесъобразно модулът да подържа следните показатели:

• потвърдени резервации по договори;
• потвърдени свободни резервации;
• непотвърдени резервации по договор;
• непотвърдени свободни резервации;
• списък на анулирани резервации;
• описание на резервациите;
• възможности за различни справки.

Следващият важен модул е “Рецепция”, той отразява регистрацията на клиентите на хотела.

Възможно е в случай, че няма промени, данните за гостите на хотела да се прехвърлят автоматично от модул резервации.

Важно е да се запомни, че в модул “Рецепция” всеки клиент получава уникален номер, т. е. програмата не може да го сбърка с друг, номерът може да бъде формулиран като пореден номер на регистрация.

Модулът съдържа всички важни данни по регистрацията и настаняването на клиентите на хотела, като:

• списък на регистрираните гости;
• списък на пристигащите гости;
• разпределение и заетост на стаите по етажи (може и в графичен вид);
• списък на готовите за ползване стаи;
• банка “адресна регистрация” за настаняване на гостите и т. н.

Следващият модул е “Каса”. Той съдържа възможности за начисляване услугите на клиентите и обработка на сметките им.

Хубаво е да съдържа операции по изчисляване и преобръщане на валута.

Този модул трябва да бъде гъвкав и да може да реагира на промени в цените на ползваните услуги, трябва също да може да отчита промени в ползваните стаи, удължаване на престоя и други възможни случаи, пряко или косвено свързани с изменение на постъпващите в касата приходи.

Информационен модул или модул “Справки” е също задължителен при организацията на АИС в хотела.

Той може да бъде интегриран функционално или централизирано в АИС.

Основна задача на този модул е обработката на данни в готова информация.

Ако този модул е функционално интегриран, например, към модул “Каса” той трябва да съдържа следните възможности:

• информация за текущите валутни курсове;
• информация за извършения валутен обмен;
• информация за получените приходи през определен период време и т. н.

Информацията от този модул обикновено се получава под формата на справки и обхваща определен период от време.

Той е много полезен при извършване на вътрешен финансов контрол и различни маркетингови проучвания.

6. Структуриране и обработване на входните данни в подсистемата.

Входните данни в подсистемата могат да бъдат най-различни и са пряко обвързани със спецификата на модула, с който са свързани. Основно това са данни за:

• гостите на хотела;
• заетостта на хотелските ресурси – леглова база, ресторант и т. н.;
• състоянието на приходния и разходен отчет и т.н.

Въз основа на тези данни оператора на АИС в хотела може да извади разнообразни справки, които ще са в полза на взимането на управленски решения от страна на управителя му.

Например, ако е необходимо да се проверят колко от клиентите на хотела са на възраст под 30 г., е нужно само да зададат нужния критерии (<30) и ще получат всички посетители под тази възраст.

Въобще, въз основа на първичните входни данни може да се получава най-различна и разнообразна информация – счетоводна, статистическа, маркетингова и т. н., просто всичко зависи от възможностите на АИС.

Заключение

Горният пример за действието на АИС във всекидневните дейности на туристическите фирми и хотелите показва колко са незаменими тези системи в организирането на управлението на хотела и обслужването на туристическия поток.

Най-важното, което трябва да се запомни обаче за тях е, че те трябва да са гъвкави и да обхващат и автоматизират максимално повече дейности на хотела по функции и звена, за да бъдат оптимално полезни и универсални за използване.

Използвани източници:

1. Гюров, Св., С. Стоянова, Е. Радев, Информационно осигуряване в туристическата дейност, С., НБУ, 1995.
2. Моцев, М., Информационни технологии в бизнеса, НБУ, С., 2003.