Управление на координацията в дистрибуторската фирма

Същност на координацията в предприятието

Изключително важно значение при реализирането на управленския процес има координацията.

По своя характер тя представлява процес, който цели постигането на единство в изпълнението на взаимозависими дейности.

Координацията е необходима винаги, когато две или повече лица, групи или подразделения се стремят да постигнат обща цел.

Типът на координация е пряко свързан със стабилността на проблемите и със ситуациите, които се решават.

Там, където проблемите са рутинни и повтарящи се, може да се прилага координация по план. В такъв случай координацията може да се провежда с помоща на предварително изготвени програми, които посочват какво и кога да се предприема.

В динамично променящи се ситуации, в които по правило възникват непознати проблеми, по-подходяща се явява координацията чрез обратна връзка.

В такива случай способността да се предвидят отклоненията и да се предаде информацията на всички заинтересовани страни е част от системата за координиране.

Видове координация

Съществуват различни начини за постигане на координация. Техният избор и прилагане зависят от такива фактори като знанията и уменията на персонала, мястото и сложността на проблемите, техния характер и др.

Координация чрез взаимно нагаждане.

Прост вид координиране на работните действия, основан на директна комуникация между членовете на работната група при изпълнение на определен трудов процес. Използва се почти непрекъснато в работния процес.

Координация чрез правила и процедури.

Основава се на стандартизацията на работните действия, посредством различни правила и процедури, които задават начина на комуникация между отделните работници или работни звена. Този начин комуникация се използва най-често при изпълнението на повтарящи се работни операции.

Координация чрез директен надзор.

Този вид координиране се постига чрез едно лице, което поема отговорността за работата на другите, издавайки инструкции до тях и наблюдавайки техните резултати. Необходимо е делегиране на съответните права, които да позволят на лицето пряко да надзирава работния процес.

Координация чрез организация на отделни звена.

Този метод на координиране се основава на създаване на отделни управленски подзвена по характерен признак на изпълняваната дейност, като целта е координацията вътре в тях да повиши ефективността си на база на специализацията на персонала в съответното звено.

Координация, основаваща се на ползването на помощник мениджър.

Някои мениджъри наемат помощник, за да улеснят работата си по координацията. На практика това им дава възможност да разтоварят по-малките управленски ангажименти и да фокусират вниманието си върху определени управленски цели.

Освен тези основни видове организация на координирането, съществуват и някой други като:

• координация посредством комитети;
• координация използваща външни интегратори;
• координация чрез стандартизация на капацитета или целите;
• координация чрез стандартизация на знания и умения  и т.н.

Те са специфични случаи и се използват сравнително по-рядко от описаните по-горе видове координация.

Координация в управлението на дистрибуторска фирма „Х“

“Х” ООД е известен български дистрибутор на кисело мляко. Фирмата съществува на пазара още от началото на 90 г. на миналия век и вече повече от 25 г. обслужва магазините на територията на София с пресни млечни продукти.

Ако погледнем фиг. 1 по-долу, ще отбележим, че управленската структура на фирмата е сложна и изисква високо ниво на организация на координацията.

Тръгвайки от най-ниското стъпало на йерархията в управлението на компанията трябва да отбележим, че дейностите на това нива са свързани с продължителното повтаряне на едни и същи дейности, като складиране, товарене, разтоварване, издаване на разпоредително-стокови документи и т.н.

От тази гледна точка, на това ниво фирмата използва координация чрез дефинирането на строги правила и процедури за съответните работни процеси, които да улеснят и координират дейността на служителите.

Например операцията по товарене на камионите е стандартизирана по следния начин:

• заготовка на съответната стока за продаване в склада, съобразено с поръчката за изпълнение;
• товарене на продукцията на камиона;
• проверка от страна на началник склада за изрядността на документацията и действително каченото количество продукция;
• предаване стоката на шофьор-пласьора.

С тези конкретни правила за провеждане на работната операция ясно се конкретизират действията на участниците в нея и по-този начин се подобрява общата координация по изпълнението й.

На второ място, в “Х” ООД се използва и координация основаваща се на директен надзор.

Ако отново се върнем на горната графика, ще забележим, че в управленската структура на компанията съществува длъжността “Ръководител на сектор”, която по своя характер има за цел пряко да надзирава трудовото поведение на шофьор-пласьорите и отговорник продажбите, действащи по съответните маршрути в сектора.

Също така, като цяло компанията използва координация посредством отделянето на специфичните в нея дейности в отделни звена.

Това е характерно за средните и по-големи компании, като “Х” ООД, чиято дейност изиска един по-голям обхват на координация и организация.

Както се вижда от управленската структура на фирмата, тя притежава три основни звена:

• счетоводен отдел;
• продажбен отдел;
• складов отдел.

Комуникацията между тях е във хоризонтална посока, което допълнително скъсява предвижването на вътрешнофирмената информация и като цяло подобрява координацията между тях.

Като заключение може да отбележим, че координацията във фирмата е на добро ниво и дава възможност за бързо придвижване на информацията между отделните нива на подчиненост.

Като препоръка може да се изтъкне единствено подобряване на координацията във фирмата посредством евентуалното привличане на помощник мениджър, който да изземе част от функциите на управителя, като е препоръчително това да стане по отношение на продажбения и складовия отдел, които са основни звена във фирмата, с най-много персонал и изискват по-голям контрол върху координацията.

От друга страна всички тези звена притежават свои ръководители, което пък обезсмисля донякъде присъствието на допълнителен мениджър. В крайна сметка решението може да бъде взето при евентуално разширяване на дейността или обхвата на действие на фирмата, което да позволи допълнителното интегриране на мениджър в управленската структура на фирмата.

Използвана литература:

1. Доралийски, А., Основи на стопанското управление, С., 1996.
2. Управленска структура на “Х” ООД.