Проект за внедряване на нов библиотечен софтуер в университет
Въведение
Управлението на проекта за въвеждане на нов библиотечен софтуер в Университета е важен етап от модернизацията и осъвременяването на институцията като цяло.
Като всички проекти, така и този притежава набор от уникални по обхват дейности, които ще изискват нова организация, за да осъществят промяна в досега действащата организация в библиотеката.
Всеки проект съдържа доза неопределеност и риск и е ограничен от гледна точка на време, разходи и качество.
Важно е и постигането на предварително поставени крайни цели, които в този случай са свързани с повишаване на ефективността при обслужването на студентите в библиотеката.
1. Управленски подход при изпълнение на проекта.
Важен момент от изпълнението на всеки проект е избора на управленски подход.
Има два основни вида управленски подхода:
- традиционен подход – разглежда управлението на
проекти посредством понятията, средствата и техниките на
т. нар. “ядро от знания”; - алтернативен подход – при него управлението на проекти е обвързано с управленските процеси, необходими за организация на структурирането на отделните работи;
В случая с разглеждания проект е добре да се използватрадиционният управленски подход, който се основава на “ядрото от знания”.
Всъщност това ядро представлява съвкупност от познания,свързани с натрупания практически опит при изпълнение на проекти.
Основни управленски техники, типични за него са:
Метод на критичния път
Тази техника се използва още от средата на миналия век зарешаване на проблеми в химическата промишленост.
Прилага се основно при изпълнението на проекти, свързани със стриктното управление на времето за извършване на различни работи.
Метод на контрол на разходите
Това е управленска техника насочена към управление на обхвата, организацията и разходите.
Управлението на обхвата и организацията се определя чрез йерархичното структуриране на дейностите, свързани с проекта, като крайната цел е постигането на минимизиращ разходите ефект.
Въвеждане на нова информационна библиотечна система е с ограничен бюджет от Университета и времето за изпълнение на проекта е малко.
Въз основа на този извод е добре прилагането на комбинирано използване и на двата управленски метода, защото заедно те ще допринесат за максималното оптимизиране на процеса на въвеждане на съответния библиотечен софтуер.
Това в крайна сметка ще доведе до спестяване на време, разходи и труд, свързани с реализацията на разглеждания проект.
2. Рискове свързани с проекта.
Всеки подобен проект е свързан с рискове при неговото изпълнение. В разглежданият случай рисковете са свързани основно с управлението на обхвата, организацията, времето и разходите, свързани с него за внедряване на библиотечния софтуер.
Управлението на обхвата на процеса е свързано с изпълнението на единствено необходимите дейности и работи за постигане на крайните цели по проекта.
Един от основните етапи при управление на обхвата е делегирането на права и задължения на участниците в проекта.
Именно тук проектът е застрашен от гледна точка на определянето на обхвата, защото в него ще вземат участие разнородни специалисти, чиито мнения в крайна сметка може да се окажат противоположни.
На практика проекта може да бъде технически приложим, библиотечно ориентиран, но икономически неизгоден и обратното – проектът може да бъде икономически изгоден, но неподходящ за условията на библиотеката и с различни технически изисквания.
При подобно положение трябва много да се внимава на кого все пак ще бъдат делегирани най-големите права за взимане на крайни решения, защото от неговите ръководни умения ще зависи всичко.
Основната цел на управлението на организацията е създаването на предпоставки за най-рационално използване на ресурсите по време на изпълнение на проекта.
Важен момент при определянето на организацията е осигуряването на обратна връзка на контрол и отчетност.
Това може да се окаже рисков момент, защото е ясно, че университета не разполага с големи бюджетни суми и ако заниженият контрол доведе до изтичане на ресурси проектът може да се забави поради липса на средства за крайната му реализация.
Управлението на времето е свързано с изискването за оптимизиране на всички дейности по проекта по отношение на времето, което изискват за да бъдат извършени.
Рискът тук е свързан с планирането на времето, необходимо за извършване на проекта и най-вече при етапа на установяване на оптимизация на срока за изпълняване на проекта.
Много трудно е да се прецени точното оптимизиране на нужните операции за извършване на дадена дейност, винаги съществува някаква възможност за подценяване обема на извършваната работа.
По този повод е добре да се използва методът на критичния път за оптимизация на необходимото време за изпълнение на проекта, като задължително за отделните операции (ако е възможно) да се предвиди времеви резерв, който евентуално да поеме възможните отклонения от зададените времеви параметри.
Рискът, свързан с управление на разходите, основно е свързан с оценката на планираните разходи. Важен момент при всеки проект е неговата финансова стойност.
Ето защо е правилно да се привлече финансист, който да даде една предварителна финансова оценка за очакваната цена на проекта, върху която евентуално да се обоснове проектният бюджет.
3. Жизнен цикъл на проекта и планиране на проектните работи.
Жизненият цикъл на проекта включва в себе си всички етапи и работи по него – от започването му до приключването.
Специалистите в областта на управлението на проекти дефинират четири основни етапа на жизнения цикъл:
- концептуален – дефинира се проекта, определят се основните цели, обхват, реализуемост и т. н., на този етап се взима и решение за започване на проекта;
- планиране – на този етап се извършват плановите оценки на труд, разходи, организация, разпределение на време и други;
- изпълнение – проекта се изпълнява физически, на този етап се осъществява текущ контрол и регулация на основните работи по него;
- приключване – работите се завършват и се прави крайна равносметка на постигнатите резултати.
Въз основа на теоретичния модел на жизнения цикъл, през първия етап от него – концептуалния, трябва да бъдат планирани следните работи:
- определяне функционалната потребност от внедряването на нов библиотечен софтуер;
- оценка на предварителните технически данни на предложения за внедряване продукт;
- оценка на организационния ефект от внедряването на проекта;
- оценка на икономическия ефект от внедряването на проекта;
В случай, че на първия етап се вземе решение за стартиране на проекта, то втората фаза на планиране трябва да съдържа следните моменти, свързани с проекта:
- планиране на финансовите ресурси;
- планиране и организация на трудовите ресурси;
- планиране на времето за изпълнение на проекта;
- планиране на последователността на извършваните работи;
- съставяне на работни графици;
- планиране на безопасността и т. н.
След планирането следва третият етап на жизнения цикъл на проекта, а именно фактическото му изпълнение.
Той е най-важния и на него трябва де се обърне най-много внимание.
Затова през този етап, освен основните работни процеси, трябва да бъдат извършвани и следните дейности:
- контрол върху методите на внедряване и тестиране на софтуера;
- текуща оптимизация и корекция на евентуални пропуски в организацията на работите като цяло.
Приключването е последния етап от жизнения цикъл на проекта и работите свързани с него основно са:
- заключителна оценка за крайния ефект от въвеждането на новия библиотечен софтуер в Университета;
- съпоставяне на заключителните оценки с предварително планираните такива, с цел установяване на отклоненията и факторите довели до тях;
- архивиране на информацията за проекта.
Ако бъдат спазени основните препоръки, представени по отношение на организацията на проектните работи, ще бъде постигнат максимален ефект при въвеждането на новия библиотечен софтуер и риска, свързан с отделните елементи от планирането на проекта ще бъде сведен до минимум.
4. Изисквания към работата на екипа.
Основното изискване, което трябва да бъде водещо при изграждането на проектния екип, е свързан с неговото структурно организиране.
Като предпочитана структурна организация на екипа, предвид че проектът е малък като обхват, може да се използва линейна управленска структура, като тази на фигурата по-долу:

Тя е най-подходяща за правилното разпределение на екипните ресурси по време на изпълнението му, защото определя точното място и задължения на всеки един от изпълнителите.
Освен това, основни изисквания към екипа при започване на проекта следва да бъдат:
- добро познаване на цялостния проектен план;
- добро познаване на предстоящите работни действия;
- генерирането на идеи и препоръки за по-добра последваща организация на проекта;
По време на изпълнение на проекта екипа трябва да бъде:
- сплотен;
- да изпълнява професионално задълженията си;
- да отстранява в движение възникнали проблеми;
- да осъществява обратна връзка с ръководителя на проекта;
- да проявява инициативност в текущата организация и т.н.
В крайна сметка именно от усилията на екипа зависи крайният резултат от изпълнението на проекта.
Ако той действа професионално и отговорно рисковете, свързани с проекта ще бъдат по малки и положителния ефект от въвеждането на новия библиотечен софтуер ще бъде оптимален.
Използвана литература:
- Пенчев, Р., Управление на проекти, НБУ, С., 2008.