Проект за внедряване на нов библиотечен софтуер в университет

Въведение

Управлението на проекта за въвеждане на нов библиотечен софтуер в Университета е важен етап от модернизацията и осъвременяването на институцията като цяло.

Като всички проекти, така и този притежава набор от уникални по обхват дейности, които ще изискват нова организация, за да осъществят промяна в досега действащата организация в библиотеката.

Всеки проект съдържа доза неопределеност и риск и е ограничен от гледна точка на време, разходи и качество.

Важно е и постигането на предварително поставени крайни цели, които в този случай са свързани с повишаване на ефективността при обслужването на студентите в библиотеката.

1. Управленски подход при изпълнение на проекта.

Важен момент от изпълнението на всеки проект е избора на управленски подход.

Има два основни вида управленски подхода:

  • традиционен подход – разглежда управлението на проекти посредством понятията, средствата и техниките на
    т. нар. “ядро от знания”;
  • алтернативен подход – при него управлението на проекти е обвързано с управленските процеси, необходими за организация на структурирането на отделните работи;

В случая с разглеждания проект е добре да се използватрадиционният управленски подход, който се основава на “ядрото от знания”.

Всъщност това ядро представлява съвкупност от познания,свързани с натрупания практически опит при изпълнение на проекти.

Основни управленски техники, типични за него са:

Метод на критичния път

Тази техника се използва още от средата на миналия век зарешаване на проблеми в химическата промишленост.

Прилага се основно при изпълнението на проекти, свързани със стриктното управление на времето за извършване на различни работи.

Метод на контрол на разходите

Това е управленска техника насочена към управление на обхвата, организацията и разходите.

Управлението на обхвата и организацията се определя чрез йерархичното структуриране на дейностите, свързани с проекта, като крайната цел е постигането на минимизиращ разходите ефект.

Въвеждане на нова информационна библиотечна система е с ограничен бюджет от Университета и времето за изпълнение на проекта е малко.

Въз основа на този извод е добре прилагането на комбинирано използване и на двата управленски метода, защото заедно те ще допринесат за максималното оптимизиране на процеса на въвеждане на съответния библиотечен софтуер.

Това в крайна сметка ще доведе до спестяване на време, разходи и труд, свързани с реализацията на разглеждания проект.

2. Рискове свързани с проекта.

Всеки подобен проект е свързан с рискове при неговото изпълнение. В разглежданият случай рисковете са свързани основно с управлението на обхвата, организацията, времето и разходите, свързани с него за внедряване на библиотечния софтуер.

Управлението на обхвата на процеса е свързано с изпълнението на единствено необходимите дейности и работи за постигане на крайните цели по проекта.

Един от основните етапи при управление на обхвата е делегирането на права и задължения на участниците в проекта.

Именно тук проектът е застрашен от гледна точка на определянето на обхвата, защото в него ще вземат участие разнородни специалисти, чиито мнения в крайна сметка може да се окажат противоположни.

На практика проекта може да бъде технически приложим, библиотечно ориентиран, но икономически неизгоден и обратното – проектът може да бъде икономически изгоден, но неподходящ за условията на библиотеката и с различни технически изисквания.

При подобно положение трябва много да се внимава на кого все пак ще бъдат делегирани най-големите права за взимане на крайни решения, защото от неговите ръководни умения ще зависи всичко.

Основната цел на управлението на организацията е създаването на предпоставки за най-рационално използване на ресурсите по време на изпълнение на проекта.

Важен момент при определянето на организацията е осигуряването на обратна връзка на контрол и отчетност.

Това може да се окаже рисков момент, защото е ясно, че университета не разполага с големи бюджетни суми и ако заниженият контрол доведе до изтичане на ресурси проектът може да се забави поради липса на средства за крайната му реализация.

Управлението на времето е свързано с изискването за оптимизиране на всички дейности по проекта по отношение на времето, което изискват за да бъдат извършени.

Рискът тук е свързан с планирането на времето, необходимо за извършване на проекта и най-вече при етапа на установяване на оптимизация на срока за изпълняване на проекта.

Много трудно е да се прецени точното оптимизиране на нужните операции за извършване на дадена дейност, винаги съществува някаква възможност за подценяване обема на извършваната работа.

По този повод е добре да се използва методът на критичния път за оптимизация на необходимото време за изпълнение на проекта, като задължително за отделните операции (ако е възможно) да се предвиди времеви резерв, който евентуално да поеме възможните отклонения от зададените времеви параметри.

Рискът, свързан с управление на разходите, основно е свързан с оценката на планираните разходи. Важен момент при всеки проект е неговата финансова стойност.

Ето защо е правилно да се привлече финансист, който да даде една предварителна финансова оценка за очакваната цена на проекта, върху която евентуално да се обоснове проектният бюджет.

3. Жизнен цикъл на проекта и планиране на проектните работи.

Жизненият цикъл на проекта включва в себе си всички етапи и работи по него – от започването му до приключването.

Специалистите в областта на управлението на проекти дефинират четири основни етапа на жизнения цикъл:

  • концептуален – дефинира се проекта, определят се основните цели, обхват, реализуемост и т. н., на този етап се взима и решение за започване на проекта;
  • планиране – на този етап се извършват плановите оценки на труд, разходи, организация, разпределение на време и други;
  • изпълнение – проекта се изпълнява физически, на този етап се осъществява текущ контрол и регулация на основните работи по него;
  • приключване – работите се завършват и се прави крайна равносметка на постигнатите резултати.

Въз основа на теоретичния модел на жизнения цикъл, през първия етап от него – концептуалния, трябва да бъдат планирани следните работи:

  • определяне функционалната потребност от внедряването на нов библиотечен софтуер;
  • оценка на предварителните технически данни на предложения за внедряване продукт;
  • оценка на организационния ефект от внедряването на проекта;
  • оценка на икономическия ефект от внедряването на проекта;

В случай, че на първия етап се вземе решение за стартиране на проекта, то втората фаза на планиране трябва да съдържа следните моменти, свързани с проекта:

  • планиране на финансовите ресурси;
  • планиране и организация на трудовите ресурси;
  • планиране на времето за изпълнение на проекта;
  • планиране на последователността на извършваните работи;
  • съставяне на работни графици;
  • планиране на безопасността и т. н.

След планирането следва третият етап на жизнения цикъл на проекта, а именно фактическото му изпълнение.

Той е най-важния и на него трябва де се обърне най-много внимание.

Затова през този етап, освен основните работни процеси, трябва да бъдат извършвани и следните дейности:

  • контрол върху методите на внедряване и тестиране на софтуера;
  • текуща оптимизация и корекция на евентуални пропуски в организацията на работите като цяло.

Приключването е последния етап от жизнения цикъл на проекта и работите свързани с него основно са:

  • заключителна оценка за крайния ефект от въвеждането на новия библиотечен софтуер в Университета;
  • съпоставяне на заключителните оценки с предварително планираните такива, с цел установяване на отклоненията и факторите довели до тях;
  • архивиране на информацията за проекта.

Ако бъдат спазени основните препоръки, представени по отношение на организацията на проектните работи, ще бъде постигнат максимален ефект при въвеждането на новия библиотечен софтуер и риска, свързан с отделните елементи от планирането на проекта ще бъде сведен до минимум.

4. Изисквания към работата на екипа.

Основното изискване, което трябва да бъде водещо при изграждането на проектния екип, е свързан с неговото структурно организиране.

Като предпочитана структурна организация на екипа, предвид че проектът е малък като обхват, може да се използва линейна управленска структура, като тази на фигурата по-долу:

Управленска структура на проект за въвеждане на библиотечен софтуер

Тя е най-подходяща за правилното разпределение на екипните ресурси по време на изпълнението му, защото определя точното място и задължения на всеки един от изпълнителите.

Освен  това, основни изисквания към екипа при започване на проекта следва да бъдат:

  • добро познаване на цялостния проектен план;
  • добро познаване на предстоящите работни действия;
  • генерирането на идеи и препоръки за по-добра последваща организация на проекта;

По време на изпълнение на проекта екипа трябва да бъде:

  • сплотен;
  • да изпълнява професионално задълженията си;
  • да отстранява в движение възникнали проблеми;
  • да осъществява обратна връзка с ръководителя на проекта;
  • да проявява инициативност в текущата организация и т.н.

В крайна сметка именно от усилията на екипа зависи крайният резултат от изпълнението на проекта.

Ако той действа професионално и отговорно рисковете, свързани с проекта ще бъдат по малки и положителния ефект от въвеждането на новия библиотечен софтуер ще бъде оптимален.

Използвана литература:

  1. Пенчев, Р., Управление на проекти, НБУ, С., 2008.