Пресконференцията като ефективен инструмент на връзките с обществеността за контакт с целевата публика във фирма за екстремен туризъм
1. Пресконференцията като инструмент на връзките собществеността във фирмата.
В ежедневието на българските фирми и предприятия все по-често им се налага да прибягват до използването на различни комуникационни похвати за осъществяване на директен или индиректен контакт с потенциалните си клиенти.
Един от тези полезни маркетингови методи са връзките с обществеността (Public Relations – PR), които са част от т.нар. “комуникационен маркетингов микс” и включват в себе си:
“Всяка дейност на една организация, която ще подобри отношенията между организацията и важните за нея хора, включително и обществото като цяло.”
Съществуват различни мнения за същността и похватите на PR, но като цяло той може да се разглежда в следните основни аспекти:
- като обособена система от взаимоотношения и връзки, подчинена на определени цели и механизми на действие;
- като разнообразие от събития, всяко от които цели специфичен собствен ефект;
- като предпоставка за успешно развитие на фирмите и организациите, посредством изграждането на положителен имидж в очите на потенциалните клиенти.
Практическата насоченост на PR е към установяването на:
- характера на възникващите връзки и отношения;
- присъщите на PR практически действия;
- участниците в процеса на контакт с медии, партньори и потребители;
- очакваните резултати.
В практиката на PR са се формирали няколко основни подхода за пряко и косвено влияние върху изграждането на обществен имидж на компанията, а именно:
- контакти и работа с масмедиите;
- изнасяне на професионални доклади;
- подкрепяне и участие в общополезни мероприятия като: събрания, фестивали, конференции, конгреси и др. подобни;
- предоставяне на целенасочена информация за фирмата на пресконференции, коктейли, промоции и др.;
- участие на представители на фирмата в състава на различни съвети, дружества, асоциации, комитети и др.;
- участие в мероприятия, насочени към защита на потребителя и т. н.
Една от основните форми на PR е именно организирането на пресконференция.
Тя представлява регламентирана среща между представители на съответната фирма и представители на различните масмедии, при която се цели директното предоставяне на информация за отминали, протичащи или предстоящи събития, свързани по някакъв начин с фирмата.
Основна цел на пресконференцията е, въз основа на събитието, да популяризира и изгради положителен имидж в обществото, по отношение на нейното присъствие и дейност в икономическата и социална сфера.
Пресконференциите се провеждат обикновено на територията или в обектите на съответната организация и се осъществяват като непосредствен контакт на изявени личности от компанията с журналисти.
Подобна пресконференция на туристическа фирма ще бъде обект на разработка в настоящия казус.
Тя ще бъде организирана от фирма “Х” ООД една от водещите фирми за организиране на екстремен и спортен туризъм в България.
2. Представяне на фирмата.
“Х” ООД е създадена в края на 1997 г. със седалище в гр. Бургас.
Първоначално фирмата се насочва към организацията и предоставянето на традиционни туристически услуги, най-вече към организацията на морски туризъм за български и чуждестранни туристи.
Не след дълго обаче собствениците имат възможност да се запознаят на специализиран туристически семинар в Корсика с възможностите и перспективите на развитието на екстремния и спортен туризъм, който е един от най-прогресиращите туристически продукти в света.
След оценка на ситуацията на туристическите ресурси в страната фирмата решава, че пред развитието на подобен вид туризъм в България има голям потенциал.
Така, само за 2-3 г. “Х” ООД се превръща в един от основните пазарни лидери в страната, при предлагането на спортен и екстремен туризъм на български и чуждестранни туристи.
Днес фирмата развива следните екстремни и нетрадиционни спортове:
- спортен лов;
- планинско изкачване с велосипед;
- екстремно речно спускане с лодки;
- планинско катерене;
- екстремни бънджи скокове;
- полет с парапланер;
- морски сърфинг;
- пясъчен сърфинг;
- сноубординг и т. н.
Във връзка със разширяването на своята туристическа продуктова гама фирмата ще организира и т.нар. екстремна спортна игра “Paintball”.
За да пропагандира новият туристически продукт, който предлага, “Х” ООД ще организира пресконференция, чиято основна тема ще бъде официалното представяне на новата туристическа екстремна анимация.
За целта ще бъде изготвен кратък доклад, който ще бъде предоставен на конференцията, ще бъдат изработени покани за участниците.
Мястото, времето и участниците ще бъде предварително уточнени, както и екипът от фирмата, който ще проведе пресконференцията.
3. Представяне на доклада за пресконференцията.
За целите на пресконференцията ще бъде разработен доклад с примерно съдържание, показано по долу, който ще бъде на тема “Paintball – забавление за малки и големи”.
Като цяло насочеността на доклада ще бъде към разкриването на възможностите новия туристически продукт за предоставяне на пълноценен отдих както на отделните индивиди, така и на семейството като цяло, ще бъде наблегнато и на екстремния дух на състезанието.
Съдържанието на доклада в общи линии ще бъде следното:
“Дами и Господа, скъпи гости!
От години вече нашата фирма се занимава с организацията на различни туристически услуги в областта на екстремните спортове.
В своето развитие “Х” ООД винаги е била прогресираща и нетрадиционна туристическа фирма, чиято основна цел е непрекъснато да изненадва с нещо ново своите потенциални клиенти.
С успех фирмата днес предлага над 10 вида туристически продукта, свързани с екстремното спортуване и забавление, въпреки това ние не се спираме дотук и продължаваме своето развитие в областта.
Именно този факт е и причината да Ви поканим в този хубав пролетен ден, за да ви предоставим нашият последен, хитов туристически продукт, а именно екстремната военна игра – “Paintball”.
Предполагам, че повечето от вас имат представа за същността на играта, но за тези които не са запознати – “Paintball” представлява военна игра между два или повече отбора, при която истинските патрони са заменени с топчета пълни с боя.
Играта съществува от около 30 г. и е изключително разпространен туристически продукт на екстремния туризъм в развитите западни държави.
Тя съчетава в себе си излета сред природата с участието в интересни и динамични военни действия.
В нея могат да взимат участие цели семейства без оглед на възраст и пол на членовете.
Играта е увлекателна и динамична, свързана е с изразходването на много енергия и е идеален начин за разтоварване сред природата.
Ръководи се от обучени и квалифицирани инструктори, които помагат в организацията на играта и изпълняват ролята на арбитри.
Основна цел в играта е да се “боядисат” и отстранят от играта всички участници от противниковия отбор или да се открадне знамето от “щаба” (укритието) на противниците.
Турнирите ще се провеждат в завладяваща местност по устието на река Ропотамо. В продължение на 8 часа участниците ще разчитат само на своите първични инстинкти за оцеляване.
Заедно със своя инструктор всеки отбор ще строи барикади, устройва засади или попада в такива.
Накрая гарантираме, че всички ще са усмихнати и доста поизцапани.
Следва ексцентрична вечеря, съчетана със забавна програма. Ще бъдат избрани Мис, Мистър и Мини Paintball.
Нощувката ще бъде организирана в уютния семеен хотел „Край Реката“ – 3 звезди. Ще бъде осигурена надеждна екипировка, инструктор и пакети суха храна за деня на турнира.
Ние – служителите на “Х” ООД търсим винаги чистия адреналин, за да си усетим чувството, че сме живели пълноценно.
Къде търсим чистия адреналин – навсякъде: въздух, вода и суша, в развлеченията, в системните занимания, в професията.
Как търсим чистия адреналин? Това е, което искаме да споделим и което искаме да научим заедно с Вас.
Може да сте просто любител на екстремни преживявания в свободното си време или човек, посветен на самоусъвършенстване, а може и да сте професионалист в работата, която вършите.
Ето защо ние Ви каним да споделете адреналина с нас и новия член на екстремните спортове, организирани от нас – “Paintball”.
И нека не забравяме, че хубавите спомени нямат цена!”
4. Място и време за провеждане на пресконференцията.
За провеждане на пресконференцията фирмата е изработила специфична концепция. В общи линии тя ще протече в две части:
- Официална пресконференция във фоайето на хотел “Край реката”.
- Турнирна игра за участниците в пресконференцията и техните семейства в областта край устието на река “Ропотамо”.
В специална покана ще бъдат уточнени мястото и времето за провеждане на мероприятието.
Като цяло фирмата е решила да проведе конференцията в края на март, като се набляга на символиката на смяната на сезоните като предпоставка за обновяването на природата и предприемането на нещо ново.
Периодът също съвпада с началото на активния пролетно-летен туристически сезон.
5. Примерен списък на участниците.
Участниците основно ще бъдат разделени в две групи – журналисти и туроператори, партньори на “Х” ООД.
Журналисти ще бъдат поканени от всички основни медии. От ежедневния печат ще бъдат поканени представители на вестници “24 часа”, “Труд”, “Монитор”, “Стандарт” и някой др.
От периодичния печат – вестници “Капитал”, “Кеш”, “Пари”, “За жената”, “За дома”, както и списания като “Егоист”, “Блясък”, “Playboy” и др.
Ще бъдат поканени и радио журналисти от станции с национален обхват като “Христо Ботев”, “Дарик”, Тангра” и т. н.
Естествено няма да бъдат забравени и телевизионните канали, техни журналисти ще бъдат поканени най-вече от “Канал 1”, “BTV”, “Нова телевизия”, и някои други по известни регионални кабелни телевизии.
6. Екип, който ще осъществиконференцията.
Естествено е екипът, който ще осъществи провеждането на пресконференцията, да бъде от ресурса на маркетинговия отдел на фирмата.
Ръководителят на пресконференцията ще бъде управителя на фирмата. Длъжността на водещ на пресконференцията ще изпълнява директорът на отдел “Маркетинг”.
С изготвянето на доклада и речите на ръководството на фирмата са натоварени двама PR-специалисти.
По отношение на организацията и обслужването на гостите на пресконференцията останалите служители от маркетинговия отдел са натоварени да изпълнят необходимите задачи за тази цел.
Финансовата и контролна функции по организацията на пресконференцията се поемат от подуправителя на фирмата.
Като цяло екипът е сработен и има необходимия опит за провеждане на съответната пресконференция на необходимото ниво.
Възрастта на PR-служителите, които ще обслужват мероприятието e съобразена с тази на поканените участници с цел комуникацията и връзките между тях да се осъществят по непринудено и непосредствено, което като цяло ще повиши крайния ефект от отразяването на пресконференцията.
Използвани източници:
- Алексиева, С., Пъблик Рилейшънс. Книга за това, което не може да се купи, а трябва да се спечели, С., 2008.
- Балинова, Б., Ракаджийска, С., Пъблик рилейшънс и туристическа анимация, С., 1995.